作为市场主体，企业需要建立健全的质量管理体系，并且及时更新，以应对激烈的市场竞争，实现企业可持续发展。

质量体系在很大程度上通过文件化的形式表现出来。《质量管理体系要求》(GB/T19001—2016/ISO9001：2015)标准指出，需将对内及对外的所有质量管理文件进行标准化管理，包括检索、使用、存储、防护、版本控制、保留和处置等。

特别是生产、制造、医药、工程等行业，为了实现标准化的生产与管理，落地文控管理已经成为管理的硬性需求。

(资料图片仅供参考)

>>> 组织不同的岗位对文控的不同需求：

管理层：如何提升文控流程协作的效率？核心的、机密的文件如何做好安全管控，避免泄露敏感信息？

文控部门：文件的版本日益增多，如何对版本进行管理？文件的新增、修订、生效、作废的全周期是否可自动进行状态变更，能否提供清晰的各类文件清单？

员工：是否能进行文件快速的查询检索？对于文件的生效、失效、更新是否可以有及时的消息提醒，避免不良隐患？

泛微采知连，协助组织建立全生命周期的文控数字化管理体系，围绕体系文件、制度文件的全生命周期，实现从文档发布、使用、版本控制以及作废销毁的全过程管控。

自动化管理文件状态、版本、权限，利用数字化签名保障文档的合规性，借力智能化组件提升文档撰写、校验、审核、搜索的效率。

（功能架构）

助力企业实现事前规范建立、事中流程控制、事后统计追溯的全过程管控。

泛微数字化文控管理系统应用亮点

一、个性化的文控门户

不同岗位的工作人员可自定义文控门户界面、栏目、权限，待办消息集中提醒、按照权限、分类推送文件，为管理人员提供清单报表。

（文控门户）

二、文件中心

建立统一的文件目录，分类、分层管理体系文件。可根据组织结构及业务条线进行权限下放，设置多个部门文件管理员。

可以快速通过目录检索的方式查阅文件。在文档预览页即可查看该文件最新版本及新增、变更的过程文件。

（文件目录）

三、文件审计清单

结合权限提供各类文件清单，包含：预审清单、审批中、生效文件清单、待培训文件清单、待分发文件清单、废止文件清单等。

能够按照文件属性快速检索、统计，并且可以在线预览清单中文件。文控人员可直接通过文件清单进行文件分发、培训、回收等。

（审计清单）

四、文件全生命周期管控

1、文件预审

申请人发起取号流程，经由文控部门及分管领导审批通过后，方可进行文件的新增。

在线进行文件分类，自动文件编号，在预审流程中确定文件的模板，并且关联附件。

系统自动检测文件名称是否重复。

2、文件新增

质量体系文件需要进行严格的审核才能发布，确保文件格式版本的正确。

申请人发起文件新增流程时，流程中关联文件取号申请，文件名称、编号、描述等信息，无需重复输入。

按照文件分类和所属组织，经文控及分管领导审核后，文件方可进行分发签收。

流程自动关联是否培训、关联记录文件，自动触发培训流程。并且在线对Office文件进行编辑修改。

3、文件培训＆考试

根据文件新增审批流程，汇总需要培训的文件，自动触发培训安排，在泛微采知连中实现培训和考试全过程管理。

生成培训通知，在线反馈；在培训中，通过手机APP扫码签到，系统中维护题库，随机组卷在线考试。

4、文件分发、签收

文件新增、培训流程完成后，文件进入待分发列表，文控人员可一键操作，申请补发已生效文件；并且能够对纸质文件打印份数进行管理。

确保文件可以安全和准确地分发给相关人员。

5、文件复审

通过关联文件生效及失效日期，在到期前对文控人员进行复审提醒。可在线进行文件修订、作废、沿用等操作。

6、文件版本控制

通过开启文档版本管理，文档提交后，可再次编辑和更新，系统在查找文件时，仅显示该文档的最新版本。避免多个文档混淆，提高知识的查找效率。

7、文件更新

对已经发布的文档需要进行修改的时候，对文档的电子印章进行撤销，使其成为失效状态。并对文档内容进行修订更新，同时更新状态。

8、文档作废

文件复审后若是需要作废，触发文件作废流程，流程通过后，文件自动作废，权限回收。

组织通过统计清单，追溯已作废的文件。

五、文件规范、合规、安全管理

文件信息规范：

结合文件目录，自动化控制文件的基础信息规范、文件版本规范、文件权限体系、文件流程体系、文件安全要求、以及文件属性元数据。

文件安全管理：

文档自带动态水印，有效保密防泄露，支持文件溯源。

通过接入电子印章，管控组织的各类文件状态。例如，经审批通过后的文档，最后经文控中心加印电子签章后才能正式发布。

同时，采知连提供用户认证、文件存储、权限控制、流程控制、密集控制等全面的安全保障。

对于离线文件可集成动态加解密软件，对下载到本地的文件进行加密控制。

（受控章管理）

文件合规受控：

文件的生效、失效、更新、分发、签收等环节融入数字身份认证、数字印章、保障文件的防篡改，保障过程合规。

总结

集团化管控：支持集团化分级分权管控，各分子公司、各厂区可自行维护单独的质量文件、文控流程。

安全合规保障：通过文件加密存储、用户密码策略控制、文件水印控制和全方位的权限体系，整合数字化签名认证，保障文件安全合规。

文本处理高效：支持数十种文件格式的在线使用；支持Office文件在线编辑、协同编辑；支持预制不同类型文件模板，在线快捷调用。

全生命周期管控：覆盖从体系文件的新增直至文件失效作废的全生命周期，全程流程化管理。

低代码平台：通过低代码平台快速构建应用，快速适配不同细分行业的质量文控标准。

全面集成：支持用户集成、内容集成、流程集成，全方位满足各类需求。

智能化：智能识别文本内容，提供文件版本智能对比；通过RPA智能采集，搜集行业/区域的质量法规，完善质量知识库；提供智能搜索，结合关键词、标签进行搜索定位。

泛微采知连，通过保障文件全生命周期管控、数字化合规认证、智能化属性更新，构建稳定、安全、全面的文控系统。